En la actualidad la mayoría de los usuarios de microcomputadoras tienen acceso a un sistema de información o forman parte del mismo. Todas las organizaciones cuentan con un sistema de información de algún tipo, que sus empleados deben utilizar. Cuando en cualquier organización se desea implantar un nuevo sistema, de tal forma que sus miembros sean más productivos, obteniendo un mayor provecho y apoyo del mismo, se requiere realizar una serie de acciones y previsiones.
La creación o establecimiento de un nuevo sistema de información en la organización, puede ser una tarea compleja. Para encarar este tipo de situaciones existe un proceso de análisis y diseño de sistemas que auxilia en la resolución de tales problemas. El análisis y diseño de sistemas proporciona una guía útil que busca disminuir las situaciones de fracaso o errores al acometer estos procesos.
Aunque que pareciese que es tema sólo de profesionales, como usuario final, toda persona que usa una microcomputadora se beneficiará al conocer sobre este proceso. Puede ocurrir que, una vez contratado como miembro de una organización, se convierta en usuario de su sistema de información, entonces el conocimiento del análisis y diseño de sistemas, le permitirá aumentar su productividad personal, sirviéndole para resolver los problemas que surjan en su área de trabajo, determinando nuevos requerimientos de información y permitiéndole colaborar con los profesionales en informática en la resolución de tales situaciones.
Necesidad del análisis y diseño de sistemas
Ciclo de vida del desarrollo de sistemas
Esta fase regularmente obedece a la solicitud planteada por un usuario final o encargado de algún área operativa, como un gerente, que no ve resuelto sus necesidades de información en la situación actual. Estos nuevos requerimientos dan origen a un estudio que estará constituido por tres tareas sucesivas: Una breve definición del problema; sugerencia de posibles soluciones; elaboración de un reporte breve. Este último permite a quien dirija la organización tomar la decisión de asumir o no el proyecto.
La definición del problema conlleva el estudio del sistema de información que se encuentra en uso. Se trata de determinar qué información se requiere y quiénes, cuándo y por qué la necesitan llevando a cabo entrevistas con los involucrados y realizando observaciones. Así, la propuesta de posibles soluciones consiste en sugerir planes alternativos de solución en base a la información recabada. Esto puede ir, desde proponer una nueva organización de trabajo, hasta hacer cambios al sistema computarizado que existe, desarrollar un nuevo sistema computarizado o elegir un nuevo software comercial que se adapte a las necesidades encontradas.
Ya recopilados, los datos son analizados para establecer cómo es el flujo de información y detectar la posible causa de que este flujo sea defectuoso. Se trata de evaluar el flujo de información en la organización para determinar si es realmente el adecuado. Es frecuente que el funcionamiento inadecuado tenga su origen en no llevar a cabo los procedimientos correctamente. Si este es el caso, bastaría entonces con entrenar al personal para ceñirse apropiadamente a las normas y a los procedimientos, siendo innecesario rediseñar o crear un nuevo sistema.
Existen varias técnicas y herramientas útiles para el análisis de datos. Una de éstas es el uso de diagramas de flujo de datos para diagramar la entrada, proceso y salida de las funciones de la organización de manera gráfica. Estos diagramas sirven para desarrollar el llamado diccionario de datos, el cual contiene la definición de los datos usados en el sistema, así como sus características de tipo, tamaño, limitaciones o especificaciones especiales. La documentación de la etapa de análisis recoge la descripción del sistema de información en uso, los requerimientos para el nuevo sistema y un probable plan de desarrollo en un reporte dirigido a la gerencia. Este reporte permite tomar la decisión de proseguir o no con el proyecto.
4.- Desarrollo
Durante esta fase los programadores pueden jugar un papel de importancia al crear o personalizar el software que formará el sistema. Esta fase consiste de las tareas de desarrollo del software, adquisición de hardware y prueba del nuevo sistema. En realidad el software de aplicación para el nuevo sistema de información puede conseguirse de dos formas alternativas. Es posible adquirir un paquete comercial que cumpla las expectativas o que incluso pueda ser modificado o adaptado. Si no es posible conseguirlo, se hará necesario elaborar uno a la medida. La elaboración de software sigue una serie de pasos que se describen en el tema sobre Programación.
Si se opta por desarrollar un sistema a la medida, seguramente además del analista se encontrarán involucrados un grupo de programadores. El analista comunica a los programadores lo que requiere ser programado, entonces estos diseñan, codifican y depuran los componentes de software del sistema. El trabajo del analista también involucra a los usuarios, para quienes deberá desarrollar y suministrar documentación, como los manuales de procedimientos. Tal documentación explica al usuario cómo usar el software desarrollado y qué hacer en caso de que se presenten problemas.
La adquisición de hardware o nuevos equipos no siempre es requerida, si los equipos con los que se cuenta son adecuados. En otro caso, debe preverse las características de los mismos y el lugar donde serán instalados. El cambio de equipos puede representar un gran costo, por lo que se debe pensar cuidadosamente en cuestiones como: si el mismo será útil al crecer la organización; en el caso de las redes, si podrán ampliarse sin problemas; si se requerirá someter al personal a capacitación costosa para poder usarlo.
Se procede a la prueba del sistema una vez instalados el software y el hardware usando datos de muestra. La información que se obtiene tras procesar los datos en el sistema, se evalúa para acreditar que los resultados son correctos. En el período de prueba los usuarios que lo utilizan pueden hacer observaciones valiosas para afinar el sistema haciendo las correcciones pertinentes.
5.- Implementación
En la fase de implementación se instala el nuevo sistema de información para que empiece a trabajar y se capacita a sus usuarios para que puedan utilizarlo. Pero la instalación puede realizarse según cuatro métodos: Directo, paralelo, piloto y en fases. Veamos en qué se diferencian estos métodos:
• Método directo: Se abandona el sistema antiguo y se adopta inmediatamente el nuevo. Esto puede ser sumamente riesgoso porque si algo marcha mal, es imposible volver al sistema anterior, las correcciones deberán hacerse bajo la marcha. Regularmente con un sistema nuevo suelen surgir problemas de pequeña y gran escala. Si se trata de grandes sistemas, un problema puede significar una catástrofe, perjudicando o retrazando el desempeño entero de la organización.
• Método paralelo: Los sistemas de información antiguo y nuevo operan juntos hasta que el nuevo demuestra ser confiable. Este método es de bajo riesgo. Si el sistema nuevo falla, la organización puede mantener sus actividades con el sistema antiguo. Pero puede representar un alto costo al requerir contar con personal y equipo para laborar con los dos sistemas, por lo que este método se reserva específicamente para casos en los que el costo de una falla sería considerable.
• Método piloto: Pone a prueba el nuevo sistema sólo en una parte de la organización. Al comprobar su efectividad, se implementa en el resto de la organización. El método es menos costoso que el paralelo, aunque más riesgoso. Pero en este caso el riesgo es controlable al limitarse a ciertas áreas, sin afectar toda la empresa.
• Método en fases: La implementación del sistema se divide en partes o fases, que se van realizando a lo largo de un periodo de tiempo, sucesivamente. Una vez iniciada la primera fase, la segunda no se inicia hasta que la primera se ha completado con éxito. Así se continúa hasta que se finaliza con la última fase. Es costoso porque se hace más lenta la implementación, pero sin duda tiene el menor riesgo.
Los métodos piloto y en fases suelen ser los más practicados puesto que tienen menor riesgo. Como se puede observar la decisión de adoptar cualquiera de los métodos estará influenciada por factores de riesgo y disponibilidad de recursos. Otro aspecto importante de esta fase es la capacitación del personal, que cobra especial importancia para asegurar el uso acertado del sistema. Se puede adelantar camino al capacitar personal, antes incluso de contar con los equipos nuevos, para que el usuario se familiarice con el nuevo sistema. Si el sistema es sencillo y el usuario tiene cierta experiencia, la capacitación formal no se hace necesaria y bastarán algunas instrucciones para ponerle al tanto.
6.- Mantenimiento
Las evaluaciones periódicas permiten determinar, si el sistema continúa vigente respecto a su capacidad para realizar los procesos adecuadamente. En caso contrario, se requiere de nuevos ajustes, cambios o modificaciones que le permitan al sistema adaptarse a nuevas situaciones de las que pueda ser objeto la organización. En este punto es bueno resaltar, que las organizaciones son entes cambiantes, así mismo sus sistemas componentes y específicamente los sistemas de información, los cuales deberán ser sensibles a estos cambios, mediante evaluación, para adecuarlos a responder efectivamente a las situaciones emergentes.
El enfoque por prototipos
Comienzan a plantearse nuevos métodos que intentan incrementar la velocidad, reduciendo el tiempo requerido de desarrollo. Entre los elementos innovadores que se integran en estos métodos se encuentra: El uso de software o herramientas de desarrollo (como CASE; integración de grupos de personas bien capacitadas, enfocadas a la producción de aplicaciones en menor tiempo y de mayor calidad, la diestra utilización de nuevas y no tan nuevas técnicas de desarrollo.
Pero es adecuado resaltar que ninguno de estos métodos debería omitir los pasos del ciclo planteado, si se desea trabajar efectivamente. El pasar por alto alguna de las fases, podría en todo caso, traer más problemas que provecho. Debe quedar claro que estos nuevos planteamientos intentan optimizar y reducir el tiempo de cada fase, más que obviarlas, de manera de reducir el tiempo total de desarrollo del sistema en general.